Vereins- und Betriebsführung

Viele Menschen wollen gerne mit Pferden umgehen. Im Pferdesport gibt es eine ganze Reihe von Gründen, die für eine Vereinsmitgliedschaft sprechen:

• Reitunterricht im Verein: Bevor ein eigenes Pferd angeschafft wird, sollte erst einmal Reitunterricht im Verein genommen werden - am besten auf einem Schulpferd.
• Sachverstand bei Fragen zum Pferd: Im Verein gibt es gebündelten Sachverstand und Know-how rund um Pferde und Haltung und das für kleines Geld.
• Spaß an der Gemeinschaft: Es macht viel mehr Freude, mit anderen gemeinsam Reiten zu lernen und Ausritte zu unternehmen. Im Kreise Gleichgesinnter bringen gemeinsame Aktionen noch mehr Spaß.
• Preiswerte Trainingsmöglichkeiten: Die Anlagen und Angebote von Vereinen sind preislich oft besonders günstig.

Ein Verein ist die wichtigste Organisationsform im Sport – auch im Pferdesport. Doch welche Voraussetzungen müssen vorhanden sein, um einen Verein zu gründen, und was ist dabei zu beachten? Die Aufbauorganisation gibt die Strukturen innerhalb des Vereins, die Über-, Gleich- oder Unterordnung von Personen, Organen, Ausschüssen usw. wieder und berücksichtigt Zuständigkeiten, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Kommunikationsbeziehungen. Selbst der kleinste Verein hat durch die Arbeit der Vereinsorgane eine Hierarchie. Die Organe eines Vereins sind gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) der Vorstand und die Mitgliederversammlung.

Ein Verein ist formal gesehen ein Zusammenschluss von Personen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen. "Rechtsfähig" wird er mit der Eintragung beim zuständigen Amtsgericht. Vorher sind allerdings Formalien zu erledigen, welche mit der Erstellung der Satzung beginnen und mit deren Beschluss und den Vorstandwahlen im Rahmen der Gründungsversammlung enden. Die Gründungsvoraussetzungen für einen Verein sind in den §§ 56 bis 60 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) klar geregelt. Gemäß § 9 Abs. 1 Grundgesetz (GG) haben alle Deutschen das Recht, Vereine und Gesellschaften zu bilden.

Voraussetzungen für die Gründung eines Vereins
Zur Gründung eines rechtsfähigen Vereines sind mindestens sieben Mitglieder (§ 56, 60 BGB) über 18 Jahren erforderlich. Die Gründungsmitglieder müssen eine Satzung erstellen und einen Vorstand (unter Beachtung der Satzung) wählen.

Die Satzung muss folgende Punkte beinhalten:

• Name des Vereins (der sich von den Namen anderer, am Ort befindlicher Vereine deutlich unterscheiden muss)
• Sitz des Vereins
• Rechtsform des Vereins ("eingetragener Verein - e.V.")
• Gemeinnützigkeitsklausel
• Angaben zur Eintragung des Vereins ins Vereinsregister
• Regelungen über den Eintritt und Austritt der Mitglieder
• Regelungen zu den Mitgliedsbeiträgen
• Regelungen zur Bildung und Zusammensetzung des Vorstands
• Regelungen zur Wahl des Vorstandes gem. § 26 BGB (Amtszeit der Mitglieder)
• Regelungen zur Einberufung der Mitgliederversammlung (wann, wie oft, durch wen?)
• Form der Berufung und Beurkundung der Beschlüsse
• Ist eine Jugendordnung vorgeschrieben?
• Ob eine Jugendordnung zwingend erforderlich ist und ob beziehungsweise wie die Jugend im Verein in die Vorstands- und Vereinsarbeit eingebunden wird, erfahren Sie hier.

Ablauf einer Gründungsversammlung
Zur Gründungsversammlung muss schriftlich eingeladen werden. Sie muss unbedingt allen formalen Vorlagen entsprechen. Es ist wichtig, allen Mitgliedern die Möglichkeit zu bieten, sich aktiv zu beteiligen. Es macht auch Sinn, den Teilnehmern vorab eine Kopie des Satzungsentwurfes zukommen zu lassen und sie dabei gleich um weitere Ideen und Vorschläge zu bitten. Das kann auch schriftlich oder per E-Mail erfolgen, denn so mancher scheut sich davor, in der Versammlung das Wort zu ergreifen, obwohl er konstruktive Vorschläge einzubringen hat.

Schwerpunkt der Gründungsversammlung ist die Diskussion und eventuelle Änderung der vorläufigen Satzung. Ein vorher bestimmter Schriftführer erstellt das Protokoll der Versammlung, was am Ende, nach dem Beschluss der Satzung und die satzungsgemäße Wahl der Vorstandes durch diesen und den Schriftführer der Versammlung unterzeichnet wird. Im nächsten Schritt müssen sowohl die Satzung als auch das Gründungsprotokoll durch einen Notar beglaubigt werden. Erst dann kann der Verein beim Amtsgericht angemeldet wodurch er letztendlich sein "e.V." als offiziell eingetragener Verein erhält.

Aufgaben von Vorstand und Mitgliederversammlung
Der Vereinsvorstand ist für die Verwaltung und Vertretung des Vereins zuständig. Er ist zusammen mit der Mitgliederversammlung das wichtigste Organ des Vereins. Die Mitgliederversammlung ist das Beschlussorgan der Mitglieder und das höchste Organ des Vereins. Jedes Vereinsmitglied kann nach dem demokratischen Prinzip gleichberechtigt in der Mitgliederversammlung abstimmen. Durch die Mitgliederversammlung wird der Vorstand gewählt. Daneben werden in diesem Gremium weitere Grundsatzentscheidungen getroffen, beispielsweise über Änderungen der Satzung, Festsetzung von Mitgliedsbeiträgen, die Entlastung des Vorstandes, Arbeitsaufträge für den Vorstand, sowie Entscheidungen über Veranstaltungen und Anschaffungen.

Weitere Gremien und Organe 
Neben diesen Organen kann der Verein noch individuell weitere bilden. Dass andere Gremien als Organe des Vereins angesehen werden, muss sich dann aus den Satzungsvorschriften ergeben. Als weitere Organe können unter anderem ein Beirat, Ausschüsse oder ein erweiterter Vorstand installiert werden.

Es ist wichtig, bei der Besetzung der Ämter und Verantwortungsbereiche die Zuständigkeiten klar abzugrenzen und die Aufgaben zwischen den allgemeinen und den sportfachlichen Aufgaben zu trennen. Zum Beispiel liegt die Interessenvertretung der Jugendlichen im Aufgabenbereich eines Jugendwartes und die sportfachlichen Aufgaben liegen im Verantwortungsbereich des jeweiligen Sportwartes.

• Mustersatzung Pferdesportverein (auch als Download verfügbar)
• Muster Jugendordnung (auch als Download verfügbar) 
• Broschüre "Gründung einer Ponyreitschule"

Ein Verein besteht nicht nur aus seinen Mitgliedern, er entsteht auch aus ihnen. Mitglieder sind somit Grundlage und Wert eines Vereins. Für Entscheidungsträger und Vereinsfunktionäre sollten mitgliederbezogene Themen daher als wichtige und unabdingbare Aufgabe verstanden und dementsprechend gewertet werden. Dabei wird zwischen Mitgliedergewinnung und Mitgliederbindung unterschieden.

Unter dem Aspekt der Mitgliedergewinnung steht die Frage im Mittelpunkt, welche und wie viele Mitglieder neu gewonnen werden sollen, um die vorhandene Fluktuation ausgleichen oder übertreffen zu können. Dabei sind klare Vorstellungen zu entwickeln, was eine Vereinsmitgliedschaft für Außenstehende attraktiv macht und mit welchen Methoden und Instrumenten im eigenen Umfeld erfolgreich akquiriert werden kann. 

Der Pferdesport ist eine Life-Time-Sportart, das heißt, der Pferdesport kann vom Kindes- bis ins hohe Alter betrieben werden. Pferdesportvereine und -betriebe haben somit mehr als andere Sportarten und Institutionen die Möglichkeit ihre Mitglieder und Kunden über einen viel längeren Zeitraum an sich zu binden (siehe Mitgliederbindung). Doch der Sport im Verein muss heute zunehmend mit anderen Freizeitmöglichkeiten konkurrieren. Dieser Trend betrifft alle Sportvereine und macht den Kampf um neue Mitglieder schwieriger als noch vor einigen Jahren.

„Mitgliedermarketing“
Eine Möglichkeit, sich diesem Trend entgegenzustellen, bietet gut geplantes „Mitgliedermarketing“. Unter der Perspektive der Kundenorientierung (Mitglieder = Kunden) sensibilisiert es für die Entwicklungen innerhalb und außerhalb des Vereins. Doch Mitglieder wollen nicht nur gewonnen, sondern auch langfristig betreut werden. Daher ist das Mitgliedermarketing ein Instrument des Mitgliedermanagements und sollte langfristig und vorausschauend angelegt sein.
Für das Mitgliedermarketing bedeutet dies, dass der Pferdesportverein sein Produkt „Mitgliedschaft“ an gegenwärtige oder zukünftige Mitglieder „verkaufen“ muss. So schwer es auch fallen mag, der Vereinsvorstand muss sich bewusst werden, dass seine Mitglieder längst den Status von Kunden eingenommen haben. Letztendlich ist der Verein ein „Dienstleister“ und muss sich an den Bedürfnissen und Interessen seiner (potentiellen) Kunden orientieren.

Die IPSOS-Studie 2001 ergab, dass die meisten Pferdesportler durch ihr Umfeld, also ihre Familie, Freunde und Verwandte, zum Reiten kommen. Vereine sollten diese Chance nutzen und zusammen mit dem Bewusstsein der „Dienstleistereigenschaft“, ihre Mitglieder gezielt in ihre Überlegungen und Maßnahmen zur Mitgliedergewinnung einbeziehen. Hierzu bietet sich beispielsweise eine regelmäßig durchgeführte Befragung der Mitglieder hinsichtlich deren Zufriedenheit an, wobei auch Neumitglieder befragt werden können.

Bei der Mitgliederbindung geht es vor allem um die Frage, welche Maßnahmen der Verein ergreifen, welche Wege er einschlagen kann, um eine gewollte Mitgliederzahl zu sichern bzw. im Verein zu halten. Zu klären ist dabei z.B., wodurch Mitgliederzufriedenheit erreicht wird, was zu tun ist, um Mitglieder nicht nur 'formell', sondern auch emotional an den Verein zu binden und wie aus Mitgliedern 'Botschafter' des Vereins werden können.

Neben der Ausrichtung an den in der Satzung festgehaltenen Zielen und der eigenen Existenzsicherung sollte sich der Reitverein natürlich auch an den Wünschen und Interessen seiner Mitglieder orientieren. Durch die zunehmende Kommerzialisierung des Sports generell und das immer größer werdende Angebot an Sportarten und -möglichkeiten wird der Verein mehr und mehr zu einem Dienstleistungsunternehmen. 

Dabei nehmen die Vereinsmitglieder nicht nur die Rolle des Kunden, sondern insbesondere die der Gestalter des Vereins ein. Diesem Sachverhalt sollte sich der Vereinsvorstand stets bewusst sein und diesen auch konkret für das Vorankommen und die Vereinsentwicklung nutzen. Je mehr sich jedes einzelne Mitglied wichtig und verantwortlich fühlt, desto besser und fruchtbarer wird die Vereinsarbeit. Insbesondere die Identifikation der Mitglieder mit ihrem Verein sollte Ziel der Bestrebungen sein, nicht nur die Vergünstigung der Reitstunden für Mitglieder.

Offenheit gefragt
Um den Verein „mitgliedergerecht“ auszurichten ist vor allem Offenheit gefragt. Die Vereinsführung sollte die Mitglieder beispielsweise ermutigen Vereinsversammlungen zu besuchen und sich aktiv einzumischen. Auch Kritik muss erlaubt, wenn nicht sogar erwünscht sein, und jeder sollte sich gleichermaßen ernstgenommen fühlen. Entscheidend sind hier die Einbeziehung aller Gruppen und der Umgang miteinander. Schulpferdereiter und Jugendliche ohne eigenes Pferd brauchen für ihre Anliegen wahrscheinlich mehr Unterstützung als versierte Turnierreiter oder Eltern, die beruflich in Führungsrollen tätig sind und ihr Anliegen mit Nachdruck vertreten. Der Vorstand sollte hierbei insbesondere Gespür, Vermittlungsgeschick und Kreativität zeigen.

Kommunikation ist das A und O
Auch wer nicht jeden Tag am Stall ist, sollte wissen, was im Verein los ist und welche Themen aktuell anstehen. Das wohl einfachste Mittel zu Kommunikation ist das altbewährte „Schwarze Brett“ (ggf. mit „Meckerecke“ oder „Ideenbriefkasten“), das nahezu in jedem Verein und Reitstall zu finden ist. Eine schnellere Form der Kommunikation heutzutage ist wohl der Versand von E-Mails oder Einträge unter der Rubrik „News“ oder „Aktuelles“ auf der Homepage des Vereins. Aber auch Briefe werden vielfach noch genutzt, insbesondere für den Versand wichtiger Informationen wie die Einladung zur Jahreshauptversammlung. Möglichkeiten wären auch ein regelmäßig erscheinender Newsletter, eine eigene Facebook-Gruppe oder ähnliches...

Gemeinschaft fördern
Wer Mitglied in einem Verein ist, dem ist nicht nur der Sport, sondern insbesondere auch die Geselligkeit wichtig. Die zwischenmenschlichen Beziehungen in einem Verein stehen und fallen mit Kontakten und der Möglichkeit diese Kontakte zu pflegen – mit und ohne Pferde. Konventionelle und bewährte Aktivitäten sind hier beispielsweise der Stammtisch, der jährliche Reiterball und die Fahrradtour. Den Ideen sind jedoch keine Grenzen gesetzt. Besonders Vereinsmitglieder ohne eigene Pferde freuen sich über gesellige Zusammenkünfte, bei denen die Vierbeiner mit von der Partie sind. Warum also nicht mal ein Picknick auf oder neben der Schulpferdeweide organisieren oder auch mal Eltern und Geschwister der Voltigierer zu einem Grillabend einladen?

Nachfragen lohnt sich
Nur wer die Wünsche der Mitglieder kennt und diesen gerecht wird, kann seine Mitglieder langfristig binden. Hilfreich sind hier beispielsweise Mitgliederbefragungen, die sowohl in regelmäßiger Form als auch mit Neumitgliedern durchgeführt werden können.

Die Nachfrage nach Reitangeboten für Kinder im Vorschul- und Grundschulalter ist groß – größer als das Angebot. Die Vereine und Betriebe, die sich der großen Zielgruppe kleiner Pferdefreunde widmen, freuen sich über ihre florierenden Betriebe und können auf Werbung verzichten. 

Kleine Kinder sind ein unterschätzter Wachstumsmarkt für Reitschulen. Dabei können es sich weder die Vereine und Betriebe noch der gesamte Pferdesport leisten, auf diese Zielgruppe zu verzichten. Die demografische Entwicklung und ihre Folgen haben die Erkenntnis beschleunigt: Für den Pferdesport und das Hobby Reiten ist der Ausbau von Angeboten für die ganz Kleinen von zentraler Bedeutung. Welches Hobby und welchen Sport Kinder ergreifen, entscheidet sich meist bereits im Kindergartenalter. „Das haben auch andere Sportarten erkannt. Um die ganz Kleinen ist ein Wettbewerb entstanden. Wer nicht mitmacht, hat in jedem Fall verloren“, weiß Maria Schierhölter-Otte, Leiterin der FN-Abteilung Jugend. Deshalb werden sie und ihre Mitstreiter in der Arbeitsgruppe PM-Ponyspass nicht müde, an die Reitvereine zu appellieren, spezielle Angebote für die Zielgruppe von Kinder im Alter von vier bis zwölf Jahren zu entwickeln und anzubieten. 

Voraussetzungen, um gute Angebote für diese Zielgruppe zu schaffen, ist eine kindergerechte Infrastruktur. Dazu gehören Reitanlage, Ausbilder, Schulponys und und die Ausrüstung.

Die Ausstattung der Reitanlage:

• Sicherheitsaspekte müssen gewährleistet sein (u.a. eingezäunter Reitplatz)
• kindergerechte Ausstattung und Ordnung
• einwandfreie sanitäre Anlagen
• kindergerechtes Lehrmaterial für den Theorieunterricht
• Qualitätssiegel der Deutschen Reiterlichen Vereinigung (weiß-grünes Schild der FN)
• Informationen dazu, welche Voraussetzungen Ausbilder in Kinderreitschulen mitbringen und die Schulponys und -pferde erfüllen sollten sowie Hinweise zu Unterrichtskonzepten, finden Sie in der Rubrik "Ausbilder".

Weitere Informationen: Broschüre "Gründung einer Ponyreitschule"

Beschäftigt ein Reit- und Fahrverein Arbeitnehmer, so ist er als Arbeitgeber verpflichtet, die gesetzlichen lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Belange zu beachten. Je nach Größe, Angebot und Ambitioniertheit des Vereins muss entschieden werden, ob man einen Reitlehrer fest anstellt, einen freiberuflich tätigen Trainer beschäftigt oder den Unterricht von einem ehrenamtlichen Trainer erteilen lässt. 

Am einfachsten ist es für den Verein, wenn ein nebenberuflich tätiger Übungsleiter, zum Beispiel ein Reitlehrer, als Selbständiger auftritt. Der Verein tritt dann nicht als Arbeitgeber auf und ist von steuerlichen wie sozialversicherungsrechtlichen Belastungen befreit. Greifen die notwendigen Voraussetzungen für die selbständige Tätigkeit des Übungsleiters nicht, liegt ein Arbeitsverhältnis vor.

Der festangestellte Ausbilder
Hier sollte es sich idealerweise um einen Profi handeln, der eine Ausbildung als Pferdewirt im "Schwerpunkt Reiten" nach alter Verordnung des Pferdewirtberufes, bzw. als Pferdewirt in der Fachrichtung klassische Reitausbildung nach neuer Verordnung absolviert oder vielleicht sogar die Prüfung zum Pferdewirtschaftsmeister bestanden hat. Sicher kann sich das nicht jeder Verein leisten, allerdings besteht die Möglichkeit, ein Grundgehalt zu zahlen und dem Reitlehrer ansonsten prozentuale Beteiligung an den Einnahmen für den Unterricht zu bieten. Sofern möglich kann der Verein dem Profi zusätzlich die Möglichkeit anbieten, innerhalb der Anlage selbstständig mit Berittpferden zu agieren. Das hat gleichfalls motivierende Aspekte: Der Reitlehrer ist vor Ort, wird kundenorientierter arbeiten und kann so besser auf die Wünsche der Reitschüler eingehen.

Der Freiberufler
Der Verein kann aber auch einem Reitlehrer die Möglichkeit bieten, als selbstständiger, freiberuflicher Ausbilder auf der Anlage für ihn zu arbeiten. Das kann beispielsweise mit einer regelmäßigen Zahlung des Vereins an den Ausbilder gekoppelt sein (wenn er etwa neben dem Unterrichten der Reitschüler auf Schulpferden zur Betriebsleitung beiträgt oder sonstige Tätigkeiten in der Vereinsanlage wahrnimmt). Der Verein hat bei der "Freiberufler-Regelung" den Vorteil, sich in Sachen Reitunterricht um nichts kümmern zu müssen, dafür aber neue Mitglieder/Pferdeeinsteller zu gewinnen, die speziell bei diesem Ausbilder lernen möchten. Es gilt zu beachten, dass sich beim Einsatz von Freiberuflern klare, vertragliche Regelungen und die Vereinbarung einer Probezeit sowie eine Befristung der Verträge bewährt haben. Grundsätzlich sollte es sich auch bei dem freiberuflichen Ausbilder idealerweise um einen Profi handeln, der zumindest eine Ausbildung als Pferdewirt "Schwerpunkt Reiten", bzw. Fachrichtung klassische Reitausbildung absolviert hat.

Hinweis: Bei der ab und an so gehandhabten Regelung, dass der Ausbilder kein Gehalt im ursprünglichen Sinne erhält, sondern die Möglichkeit bekommt, eigene Pferde kostenlos einzustellen ist folgendes dringlich zu beachten: Die Nutzung einer "kostenlosen" Box stellt auch ein "Gehalt" dar, da dies so verbucht und muss auch aus steuerlichen Gründen als Sachleistung monetär bewertet werden muss.

Der ehrenamtliche Reitlehrer
In vielen Reitervereinen wird der Basisunterricht von Mitgliedern erteilt, die dafür höchstens eine kleine Vergütung erhalten. Sie haben mit einer Amateur-Ausbilderqualifikation wie beispielsweise dem Trainer C Basissport viel Freude am Umgang mit Kindern beziehungsweise Jugendlichen und auch mit Erwachsenen.

Diese meist sehr engagierten Ausbilder sind für die Arbeit vieler Vereine prägend. Sie sind häufig diejenigen, die sich in der Alltagsarbeit mit den Erwartungen sowie Vorstellungen der Mitglieder beziehungsweise Kunden auseinandersetzen müssen und auf die verschiedenen Fragen der Ausbildung um Antwort und Hilfe gebeten werden. Insofern sollte hier die fortwährende Weiterbildung und Weiterqualifizierung der Ausbilder selbstverständlich sein und auch als Aufgabe des Vereins verstanden werden. Hierzu kann der Verein beispielsweise auch aktive Profis wie die oben erwähnten Pferdewirte oder Pferdewirtschaftsmeister einladen, die in Kurzfortbildungen sicherlich gute Impulse geben können.

Darüber hinaus bieten die Landes-, Reit- und Fahrschulen der Pferdesportverbände vielfältige Programme an. Die Angebote beziehen sich auf die verschiedenen Themen wie beispielsweise Erwachsenenunterricht, Reitgymnastik und Konditionstraining, Serviceleistungen/ Kundenumgang/Krisenmanagement, Kommunikation und Rhetorikschulung. Der Reitlehrer im Verein ist dafür verantwortlich, dass die Richtlinien für Reiten und Fahren zum Wohl des Pferdes in den unterschiedlichen Möglichkeiten sich mit dem Pferd zu beschäftigen zur Umsetzung kommen. Auch Fragen rund um Trends und "alternative" Ausbildungen können dabei aufkommen und müssen vom Ausbilder qualifiziert beantwortet werden, um diese "Trends" auf Basis der Richtlinien zu überprüfen und zu bewerten. 

Die Aufnahme von Pensionspferden ist eines der wichtigsten Angebote von Pferdebetrieben und Reitvereinen in Deutschland: Rund drei Viertel aller Betriebe nimmt fremde Pferde gegen ein Entgelt auf. Die meisten Pensionsbetriebe bieten vornehmlich ihre Dienste für die Halter von Sport- und Freizeitpferden an. Aber auch andere Schwerpunkte können wirtschaftlich interessant sein, so zum Beispiel die Haltung von Gnadenbrotpferden, rekonvaleszente Pferden, Mutterstuten zum Abfohlen und Jungpferden.

Die Ansprüche des Pferdes
Das Pferd steht im Mittelpunkt der Pensionspferdehaltung und somit auch eine Ansprüche und Bedürfnisse. Der Schutz der Tiere ist durch das Tierschutzgesetz geregelt. Dies ist jedoch nur eine Grundlage, denn Pferde haben besondere Anforderungen: Sie sind in Gruppen lebende Tiere, für die soziale Kontakte zu Artgenossen unerlässlich sind, um Verhaltensstörungen zu vermeiden. Zudem benötigen Pferde artgerechte Pflege, medizinische Versorgung, täglich mehrere Stunden Bewegung, Beschäftigung und die Möglichkeit zum ungestörten Ruhen.

Die Haltungsformen
Als Haltungsformen werden die Einzel- und die Gruppenhaltung unterschieden. Diese Haltungsformen sind als unterschiedliche Haltungsverfahren konzipierbar. Die Gruppenhaltung ist durch die Lauf- und Offenstallhaltung geprägt. Grundsätzlich sind alle Haltungsverfahren so zu gestalten, dass sie dem einzelnen Pferd die größtmögliche Entfaltung seines arttypischen Verhaltens ermöglichen, es vor Schäden bewahren und in seiner Entwicklung nicht behindern. Unabhängig von der Haltungsform müssen die generellen Ansprüche an Weide und Auslauf, Stallboden und Einstreu sowie Stallklima und Lichtverhältnisse Berücksichtigung finden.

Der Betriebsleiter
Ausreichende sachliche Qualifikation in der Pferdehaltung ist Grundvoraussetzung für das erfolgreiche Betreiben einer Pensionspferdehaltung. Laut Tierschutzgesetz ist für das Betreiben eines gewerbsmäßigen Reit- oder Fahrbetriebes ein Sachkundenachweis zu erbringen, der von der regional zuständigen Behörde erteilt wird. Das reicht jedoch zumeist nicht aus: Die Kunden können hohe Fachkenntnisse erwarten, die das Wohl des Pferdes garantieren. Ebenso wichtig sind aber auch soziale Kompetenz, Freundlichkeit, Toleranz, Geduld und Belastbarkeit des Betriebsleiters und seiner Angestellten - sieben Tage in der Woche und 365 Tage im Jahr.

Unfallverhütung
Viele Unfälle in Pferdebetrieb sind vermeidbar, wenn der Unternehmer alle baulichen, technischen und organisatorischen Voraussetzungen für einen sicheren Arbeitsablauf schafft. Hierzu gehören die allgemein anerkannten sicherheitstechnischen Regeln die betrieblichen Anweisungen sowie Bedien- und Wartungsvorschriften. Der Betriebsleiter muss Unfall-, Brand- und Explosionsgefahren erkennen und alle erforderlichen Maßnahmen zu deren Abwendung ergreifen. Zur Unfallverhütung gehört auch, dass der Betrieb seiner gesetzlichen Pflicht zur betrieblichen Eigenkontrolle gem. § 11 TierSchG nachkommt.

Haftung und Versicherungsschutz
Neben der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft, sofern erforderlich) ist eine angemessene Haftpflichtversicherung der betriebseigenen Pferde (Tierhalterhaftpflicht) und der Pensionspferde (Tierhüterhaftpflicht ggfs. inklusive der Absicherung des Obhutsschadensrisikos) sowie eine Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen.

Steuerrechtliche Bedingungen
Die Einkünfte aus Pensionspferdehaltung zählen zu den Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft. Gewerblichkeit tritt ein, wenn die Vieheinheiten-Grenze des Betriebes überschritten wird oder mit der Pferdehaltung gewerbliche Tätigkeiten verbunden sind, wie Bewirtung, Reitunterricht, Kutschfahrten und anderen. Ob die Pensionspferdehaltung in Verbindung mit solchen Dienstleistungen noch als landwirtschaftlich oder schon als gewerblich anzusehen ist, hängt vom Einzelfall ab. Bei Planung und Weiterentwicklung eines Pensionspferdebetriebes sollte daher stets der Steuerberater einbezogen werden. Die steuerrechtliche Betrachtung ist auch für jeden Pferdesportverein, der Pensionspferde hält verpflichtend und die Einbindung einer Steuerberatung unumgänglich.

Die Ansprüche der Kunden
Marktanalysen haben ergeben, dass die optimale Unterbringung und Fütterung des Pferdes die höchste Priorität bei den Kunden eines Pensionsbetriebs hat. Sauberkeit, Ordnung und das äußere Erscheinungsbild des Pferdebetriebes sowie den Pflegezustand der Anlagen sind dabei sehr wichtig. Eine besondere Bedeutung kommt auch dem Anspruch der Hilfestellung bei Pflege und Haltung zu. Weitere Faktoren sind Größe und Anzahl von Reitplätzen und Reithallen, Longierhallen und -plätzen sowie die kompetente Ausbildung von Pferd und Reiter im vielseitigen Reiten. Das Reiten in der Natur wird immer beliebter, so dass Betriebe mit einer Anbindung an ein gutes Reitwegenetz einen deutlichen Wettbewerbsvorteil haben. Zudem erwarten Kunden Wertschätzung und die Möglichkeit zur Selbstverwirklichung.

Die Wirtschaftlichkeit eines Pensionsbetriebs
Die Preisfindung der Pensionspferdehaltung muss auf einer genauen betriebswirtschaftlicher Kalkulation und auf Grundlage einer detaillierten Kostenrechnung erfolgen. Betrachtet man die Kostenentwicklung der Pferdehaltung in den vergangenen Jahren, stehen den vielerorts nur geringfügig gewachsenen Einnahmen der Pferdebetriebe und betriebsführenden Pferdesportvereine drastische Kostenerhöhungen gegenüber. Deshalb muss ein Betriebsinhaber die Wirtschaftlichkeit einzelner Betriebszweige kennen und regelmäßig überprüfen. Variable und fixe Kosten müssen ganz klar und anteilig den einzelnen Betriebszweigen zugerechnet, die Beibehaltung längerfristig defizitär geführter Betriebszweige grundlegend überdacht werden.

Nicht selten wird der ehrenamtliche Vorstand bei Übernahme des jeweiligen Amtes erstmals mit den wirtschaftlichen Fragen der Vereinsführung, insbesondere in den Bereichen Finanzen und Steuern konfrontiert. Dabei geht es nicht nur darum Mitgliedsbeiträge korrekt zu verbuchen und die Einnahmen und Ausgaben des jährlichen Reitturniers abzurechnen. Es bedeutet vielmehr den Überblick zu behalten um letztendlich durch finanzielle Planung das Vereinsleben und die Aktivitäten gestalten zu können. Dazu bedarf es Grundwissen in den Bereichen Finanzen und Steuern.

Finanzierung und Buchführung 

Auch wenn keine Anlage oder eigene Pferde zu finanzieren sind – kein Reitverein kommt ohne Einnahmen aus. Neben den reinen Mitgliedsbeiträgen gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten für einen gemeinnützigen Verein, Gelder für seine Arbeit zu erhalten. Wo es Einnahmen gibt, muss auch darüber Buch geführt werden. Jeder Verein muss eine lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle vorlegen können – das ist gesetzlich vorgeschrieben.

Was ist bei der Buchführung zu beachten?
Wegen der steuerlichen Besonderheiten im gemeinnützigen Verein sollte der Kontenplan die Aufteilung der Geschäftsvorfälle nach ideellem Bereich/ Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb aufzeigen.

Einnahmen aus ideellen Tätigkeitsbereichen
Hierzu gehören Mitgliedsbeiträge und Aufnahmegebühren, sowie Spenden, Schenkungen, Erbschaften und Vermächtnisse, aber auch Zuschüsse von Bund, Land und Gemeinde oder anderen öffentlichen Körperschaften. So legen z. B. Sportverbände, insbesondere die Landessportverbände sogenannte „Investitions- und Förderprogramme“ auf. Diese können die Bezuschussung von Sportgeräten oder Übungsleitern bis hin zur Förderung von baulichen Maßnahmen beinhalten.

Einnahmen aus der Vermögensverwaltung
Diese umfassen Einkünfte aus Kapitalvermögen (z. B. Zinsen auf Bankguthaben) und Vermietung und Verpachtung, wenn es sich um eine Dauervermietung handelt wie es bei der langfristigen Vermietung von Reithallen oder Reitanlagen der Fall ist.

Einnahmen aus Zweckbetrieben
Eine weitere Finanzierungsquelle für einen Reitverein können Einnahmen aus Zweckbetrieben sein. Hierzu gehören z. B. Zuschauereinnahmen, Einnahmen aus Nenn- und Startgeldern und der Veräußerung von Programmheften bei Turnierveranstaltungen. Auch Einkünfte aus der Erteilung von Reitunterricht und der Ausbildung von Pferden, sowie des Pferdeverleihs an Mitglieder und der kurzfristigen Anlagenvermietung an Mitglieder sind hier zuzuordnen.

Einnahmen aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben
Ein Verein kann zudem Einnahmen erzielen, indem er wirtschaftliche Geschäftsbetriebe unterhält. Zu nennen sind insbesondere die Einnahmen aus Bewirtung – sofern diese in Eigenregie des Vereins und nicht über einen Pächter erfolgt –, Pensionspferdehaltung, Einstallung bei Turnieren, Pferdeverleih an Nichtmitglieder sowie Einkünfte aus der kurzfristigen Anlagenvermietung an Nichtmitglieder.

Einnahmen aus Sponsoring
Immer größere Bedeutung erhält die Vereinsfinanzierung im Wege des Sponsorings. Werbe- und Sponsoringeinnahmen des Vereins können sowohl den ideellen Tätigkeitsbereich, die Vermögensverwaltung oder auch die wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe betreffen.

Ehrenamtspauschale 

Mit der Ehrenamtspauschale hat der Gesetzgeber eine Möglichkeit gefunden, eine steuerbefreite finanzielle Anerkennung für freiwillige Tätigkeiten im Verein zu geben. Dafür muss der Verein jedoch meist seine Satzung ändern oder erweitern.
Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten in einem gemeinnützigen Verein sind bis zur Höhe von 500 Euro im Jahr steuerfrei (§ 3 Nr. 26a EstG). Voraussetzung ist eine Tätigkeit im Dienst oder Auftrag einer steuerbegünstigten Körperschaft, die für deren ideellen Bereich einschließlich ihrer Zweckbetriebe ausgeübt wird.

Für Tätigkeiten in einem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und bei der Verwaltung des Vermögens kann der Freibetrag nicht in Anspruch genommen werden. Die Steuerbefreiung ist zudem ausgeschlossen, wenn für Einnahmen aus derselben Tätigkeit der Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 EstG oder Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen gewährt werden.

Der Freibetrag ist nicht auf Vorstandsmitglieder, Funktionäre oder Verantwortungsträger begrenzt. Er gilt zum Beispiel auch für Platzwarte, Ausbilder, Reinigungskräfte oder Betreuer. Bei Tätigkeiten in mehreren Vereinen gilt der Freibetrag nur einmal. Er ist ein Jahresbetrag, der nicht zeitanteilig aufzuteilen ist, wenn die begünstigte Tätigkeit nur wenige Monate ausgeübt wird.

Was muss der Verein bei der Ehreamtspauschale beachten?
Nach Feststellungen der Finanzverwaltung haben gemeinnützige Vereine die Einführung des neuen Steuerfreibetrages zum Anlass genommen, pauschale Tätigkeitsvergütungen an Mitglieder des Vorstands und andere satzungsmäßig bestellte Organträger zu zahlen. Die pauschale Vergütung für Arbeits- oder Zeitaufwand ist aber nur dann nicht zu beanstanden, wenn dies durch bzw. aufgrund einer Satzungsänderung ausdrücklich erlaubt ist. Die regelmäßig in Satzungen enthaltene Aussage „Es darf keine Person … durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden“, ist keine satzungsmäßige Zulassung von Tätigkeitsvergütungen an Vorstandsmitglieder. Ohne eine entsprechende Regelung ist für den genannten Personenkreis nur der Ersatz tatsächlich entstandener Auslagen (z. B. Büromaterial, Telefon- und Fahrtkosten) zulässig. Um eine Satzungsregelung kommen darum gemeinnützige Vereine nicht herum, die künftig angemessene Vergütungen an Vorstände zahlen wollen, oder die Ehrenamtspauschale für Vorstandsmitglieder bereits in Anspruch genommen haben. Zur Klarstellung: Bei angemessenen Vergütungen an Mitglieder, Mitarbeiter oder Helfer, die eine Arbeitsleistung für den Verein erbracht haben, ist keine Satzungsänderung erforderlich.

Umsatzsteuer 

Gemeinnützige Vereine mit Pensionspferdehaltung müssen den vollen Umsatzsteuersatz von 19 Prozent auf alle Dienstleistungen zahlen, die im Zusammenhang mit der Pensionspferdehaltung erbracht werden. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) mit seinem Urteil vom 10.08.2016 (VR 14/15) entschieden. Das vollständige BFH-Urteil im Wortlaut.

Jeder Verein freut sich über Spenden, viele sind darauf angewiesen. Doch nicht jede Zuwendung kann als Spende verbucht werden und somit für den Spender steuerlich absetzbar werden. Fehler bei der Verwaltung von Spenden können finanzielle Verluste verursachen oder sogar den Verlust der Gemeinnützigkeit bedeuten.

Was sind Spenden?
Spenden sind Zuwendungen (Geld- und Sachleistungen), die freiwillig und unentgeltlich geleistet werden, um mildtätigen, kirchlichen und gemeinnützigen Zwecken zu dienen. Es ist eine Wertabgabe aus dem geldwerten Vermögen des Spenders erforderlich, daher sind Nutzungsüberlassungen und Dienstleistungen keine Spenden. Bei Spenden unterscheidet man zwischen Geld-, Sach- und Aufwandsspenden. Die Bewertung einer Sachspende erfolgt grundsätzlich mit dem Marktpreis, das heißt dem Bruttopreis einschließlich Umsatzsteuer. Aufwandsspenden liegen dann vor, wenn ein Steuerpflichtiger auf einen angemessenen Erstattungsanspruch verzichtet, der ihm zusteht. In Betracht kommen zum Beispiel Fahrtkostenerstattungen, Mehraufwendungen für Verpflegung bei Dienstreisen und Telefonkosten.

Ausstellung von Spendenbescheinigungen
Ein gemeinnütziger Verein kann selbst Spendenbescheinigungen nach einem amtlich vorgegebenen Muster ausstellen. Dabei muss er jedoch genau Buch führen, indem er die folgenden Daten festhält: Zeitpunkt der Vereinnahmung der Zuwendung, Nachweis über die zweckentsprechende Verwendung, Doppel der Spendenbestätigung, Wertangaben zu Sach- und Aufwandsspenden.

Die Verwendung von steuerbefreiten Spenden
Die einem gemeinnützigen Verein zufließenden Spenden unterliegen bei ihm grundsätzlich nicht der Besteuerung, weil Sie dem ideellen Bereich zuzuordnen sind. Der Verein muss die Spenden jedoch unmittelbar für seine begünstigten Zwecke gebrauchen. Spenden dürfen keinesfalls verwendet werden, um Verluste aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben auszugleichen. Das kann den Verlust der Gemeinnützigkeit zur Folge haben.

Wie hoch darf eine steuerbefreite Spende sein?
Beim Spendengeber sind Zuwendungen bis zur Höhe von 20 Prozent der gesamten Einkünfte oder, bei einem Unternehmen, 0,4 Prozent der gesamten Umsätze und der im Kalenderjahr aufgewendeten Löhne und Gehälter steuerlich abzugsfähig. Liegen die Spenden höher und sind dadurch nicht mehr absetzbar, können sie auf die folgenden Jahre vorgetragen werden.

Auch für "Kleinigkeiten" danken
Zu den Spenden für einen Verein gehören im Übrigen auch Kleinigkeiten wie etwa die Kuchen und Torten, die Mitglieder bei Veranstaltungen zum Verkauf stiften, zur Verfügung stellen, oder die Dinge, die bei Flohmärkten zugunsten des Vereins verkauft werden. Das alles ist nicht selbstverständlich. Den Mitgliedern sollte dafür ausdrücklich gedankt werden. Helfer-Partys nach der Veranstaltung oder am Ende der Saison erhöhen hier zusätzlich die Motivation.

Jeder Reitverein und Pferdebetrieb muss damit rechnen, dass es in seinem Einflussbereich zu Schäden an Personen, Tieren oder Dingen kommt. Mögliche Schadensersatzforderungen können im schlimmsten Fall die Existenz gefährden. Umso wichtiger ist es, dass der Verein beziehungsweise der Betrieb die richtigen Versicherungen abgeschlossen hat.

Welche Art von Schäden gibt es?
Haftpflichtschäden werden durch unachtsames, fahrlässiges und schuldhaftes Verhalten verursacht – durch aktives Handeln, aber auch durch Unterlassung. Bei Unfallschäden handelt es sich um Körperschäden, die durch einen Unfall hervorgerufen werden, ohne dass es auf die Unachtsamkeit eines Anderen oder die Tiergefahr ankommt, wie es bei den Haftpflichtschäden der Fall ist.

Welche Versicherungen sind sinnvoll?
Die häufigsten Versicherungsfälle in Vereinen oder Betrieben sind Haftpflichtschäden – entsprechend sollten diese Risiken abgedeckt werden. So ist eine Betriebs-Haftpflichtversicherung für Schäden zuständig, die durch den Betriebsleiter oder einen seiner Angestellten während der Arbeitszeit, oder durch Gegebenheiten auf dem Betriebsgelände verursacht wurden. Risiken durch Lehrpferde oder Pensionspferde müssen gesondert durch eine Tierhalterhaftplicht bzw. Tierhüterhaftpflicht abgesichert werden. In der Police für Lehrpferde sollten Fremdreiterschutz und gewerbliche Nutzung ausdrücklich mit eingeschlossen sein. Feuer-, Wasser und Sturmschäden können natürlich auch in Reitvereinen oder Pferdebetrieben vorkommen - und zum Existenzrisiko werden. Sie sollten deshalb unbedingt ebenfalls versichert werden

Welche Unterschiede gibt es zwischen Vereinen und Betrieben?
Reitlehrer im Vereinsauftrag sind in der Regel über den Sportbund versichert, nicht jedoch Ausbilder im privaten Betrieb. Diese sollten sich daher persönlich oder über die Betriebshaftpflicht absichern. Ebenso sind Funktionsträger und Vereinsmitglieder bei satzungsgemäßen Tätigkeiten durch die Sportbundversicherung und die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft gegen Unfallschäden versichert. Für Betriebsleiter und deren Angestellte haftet bei Unfällen in der Arbeitszeit die für den Betrieb zuständige Berufsgenossenschaft. Im Gegensatz zu Reitvereinen sind Betriebe, die breitensportliche Veranstaltungen ausrichten, nicht über die Sportbundversicherung des Landessportbunds abgesichert. Der Veranstalter sollte sich erkundigen und eine Haftpflichtversicherung für die Veranstaltung abschließen.

Wie sollte sich ein selbstständiger Ausbilder absichern?
Eine private Reitlehrer-Haftpflichtversicherung ist, unabhängig von der möglichen Absicherung durch einen Betrieb oder Vereine, für jeden Ausbilder sinnvoll.

Welche Versicherungen sind darüber hinaus empfehlenswert?
Eine Rechtsschutzversicherung tritt für Kosten ein, die im Zusammenhang mit Rechtstreitigkeiten entstehen. Hier ist wichtig, vorher genau abzuklären, welche Bereiche abgedeckt sind. Die private Unfallversicherung deckt das gesamte Risiko des Freizeitunfalls ab, das nicht durch die Berufsgenossenschaften versichert ist. Jedem Betrieb und Verein ist darüber hinaus dringend anzuraten, die individuellen Haftungsrisiken und bestehende Versicherungen durch eine Versicherung vor Ort prüfen zu lassen.

Berufsgenossenschaften sichern Beschäftigte und freiwillig versicherte Unternehmer gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten ab. Sie kommen beispielsweise für die Kosten der Heilbehandlung, der Krankenpflege und der medizinischen Rehabilitation auf.

Die gesetzliche Unfallversicherung ist – wie die gesetzliche Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung – ein Zweig der gesetzlichen Sozialversicherung. Jedes Unternehmen und jeder unternehmensähnliche Betrieb ist per Gesetz zur Mitgliedschaft in einer Unfallversicherung verpflichtet.
Die gewerblichen Berufsgenossenschaften sowie die landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften sind die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und Betriebe sowie deren Beschäftigte.

Welche Berufsgenossenschaft ist für welche Betriebsform der Pferdehaltung zuständig?
Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) betreut unter anderem Sportvereine und somit auch Pferdesportvereine. Des Weiteren sind Stallgemeinschaften (privat und ohne sportliche Zielsetzung) sowie Reitlehrer ohne eigene Schulpferde, ohne eigene Pferdehaltung und ohne eigene Trainingsanlage Mitglieder der VBG.

Die landwirtschaftliche Unfallversicherung ist als ein Teilbereich der Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau (SVLFG) eine Pflichtversicherung, der Unternehmer oder Unternehmerin der Land- und Forstwirtschaft sowie des Gartenbaus kraft Gesetzes angehören. Neben Gestüten, Zucht- und Aufzuchtbetrieben sind beispielsweise auch Pensionspferdehaltungen als landwirtschaftliches Nebenunternehmen bei der SVLFG zu versichern.

Die versicherten Gewerbezweige der Berufsgenossenschaft Verkehr (BGV) umfassen unter anderem gewerbsmäßige Reittier-, Gespann- und Stallhaltungen sowie Reittierhaltungen für ausschließlich private Zwecke.

Ziel der Öffentlichkeitsarbeit eines Pferdesportvereins ist es, für den Verein ein positives Image aufzubauen. Dies hat Auswirkungen auf potentielle Sponsoren, aktive und zukünftige Vereinsmitglieder, den Pferdesportnachwuchs, Kommunen und Behörden und letztendlich das gesamte Umfeld bis hin zur Land- und Forstwirtschaft.

Homepage, Facebook, Instagram und Co
Die Präsenz eines Pferdesportvereins im Internet ist wichtig und eine eigene Homepage ist wie eine Visitenkarte des Vereins. Die Homepage und soziale Netzwerke wie Facebook oder Instagram bieten einem Verein oder Betrieb zahlreiche Möglichkeiten. 

Nähere Informationen über Angebote des Vereins können auf einer Homepage, aber auch über Facebook oder Instagram vermittelt werden: Welche Reitstunden gibt es, was kostet eine Longenstunde oder wie hoch ist die monatliche Boxenmiete? Solche Fragen können direkt beantwortet werden. Fotos vermitteln dabei zusätzlich einen ersten Eindruck von der Reitanlage, den Stallungen, Wiesen, Pferden und Vereinsaktivitäten.

Das sind Informationen, die für ein neues Mitglied wesentlich sind, um sich den Verein näher anzuschauen. Darüber hinaus ist es möglich, auf der eigenen Homepage seine Vereinsphilosophie darzustellen und auch einige persönliche Informationen beispielsweise zu Pferden und Ponys mit einfließen zu lassen. Ziel ist es, schon eine Art Vertrauensbasis zu schaffen, damit der Interessierte vielleicht in einem nächsten Schritt zu einer Probereitstunde vorbei kommt und möglicherweise sogar als neues Mitglied gewonnen werden kann.

Informationen über den Verein oder Betrieb können auch über soziale Netzwerke z.B. über Facebook dargestellt werden. Zusätzlich bieten diese aber noch einen einfachen Weg, um viele Vereinsmitglieder schnell und umfassend zu informieren, beispielsweise über WhatsApp-Gruppen oder eine Facebook-Gruppe.

Eine Homepage erstellen
Die Gestaltung einer Homepage stellt keine große Hürde mehr dar. Für die Struktur und die Inhalte aber bedarf es eines klaren Konzeptes. Die Adresse der Homepage sollte auf jede Vereinsveröffentlichung - auf jedes Plakat, jeden Flyer und unter jede Pressemitteilung.

Sind die Ziele für die Homepage geklärt (z.B. Neugewinnunng von Kunden), ergibt sich daraus auch, was die Homepage eigentlich zeigen soll. Texte, Bilder (Achtung: Urheberrechte unbedingt klären!), News, Kontakt, Anmeldeformular, Termine oder Videos - es gibt viele Möglichkeiten. Dabei muss bedacht werden, dass die Internetseite auch später gepflegt werden muss. Wenn klar ist, welche technischen Anforderungen der Internetauftritt mit sich bringen muss und das Budget festgelegt ist, können Angebote von verschiedenen Unternehmen eingeholt werden. Von der kostenlosen Einsteiger-Lösung mit Baukastensystem, für das keine Programmierkenntnisse notwendig sind, bis zur hochwertigen Komplettlösung für den Profi, wird alles angeboten.
Erstellung eines Internetauftritts:

1.  Planung (Team zusammenstellen, Ziele definieren, Inhalte festlegen und Grenzen ziehen, Gesetze beachten, Angebote einholen)
2. Domain (Name, Providersuche, Anmeldung)
3. Umsetzung (Programmierung, Aufgabenverteilungsplan, Pflege)
4. Marketing (Anmeldung bei Suchmaschine, Google AdWords, Suchmaschinenoptimierung, Sponsoren, Verlinkungen, Guerilla-Marketing)
5. Erfolgskontrolle

Klassische Pressearbeit 
Anders als bei anderen Werbemaßnahmen, wie beispielsweise Flyern, Plakaten oder auch Anzeigen, entscheidet nicht der Verein selbst, sondern der Redakteur eines Mediums darüber, ob, in welcher Weise und in welchem Umfang die Botschaft des Vereins in den Medien verbreitet wird. Pressearbeit ist allerdings im Vergleich zu den meisten Werbemaßnahmen kostengünstig, vom Zeitaufwand einmal abgesehen. Daher ist es umso wichtiger, sich die Medien zu Verbündeten zu machen.

Ein Muss für jeglichen Umgang mit Medien ist es, einen festen Ansprechpartner seitens des Vereins zu benennen. Dadurch werden persönliche Kontakte mit den Redaktionen geschaffen und die Chancen auf Veröffentlichung erhöht. Er oder sie sollte sich immer bewusst sein, dass er/sie den Verein den Medien gegenüber und somit nach außen hin repräsentiert. Andere Funktionsträger sollten bei Medienkontakten auf die verantwortliche Person verweisen, damit der Verein mit einheitlicher Stimme auftritt und Mitglieder nicht gegeneinander ausgespielt werden.

Die Pressemitteilung
Als Grundregeln für das Schreiben von Pressemitteilungen gilt:

• Die Überschrift fasst kurz und prägnant die Kerninformation des Textes zusammen
• Der Aufbau ist logisch.
• Das Wichtigste kommt zuerst.
• Die journalistischen "W"-Fragen (Wer, was, wann, wo, warum, wie und welche Quelle?) sind beantwortet.
• Die Sprache ist klar und verständlich. Kein Bürokratendeutsch, keine Bandwurmsätze. „Reiterlatein“ und Fremdworte werden vermieden oder zumindest erklärt.
• Der Text ist objektiv und sachlich.
• Keine Lobhudeleien.
• Keine persönliche Meinung oder Bewertung des Verfassers.
• Der Stil passt zur jeweiligen Publikation.

Jede Redaktion hat das Recht, Manuskripte journalistisch zu bearbeiten. Dazu gehört auch das sinnwahrende Kürzen. Wird ein Text nicht veröffentlicht, ist Beschwerde meist sinnlos, oft sogar kontraproduktiv. Eventuell lohnt sich jedoch die Frage, was der Pressebeauftragte anders oder besser machen könnte.
Honorare werden in der Regel nur an hauptberufliche Foto- oder Wortjournalisten oder an von der Redaktion beauftragte, freie Mitarbeiter gezahlt.

Pressefotos
Die meisten Printmedien freuen sich über ein passendes Foto zur Pressemitteilung. Unbedingt dazu gehört auch eine Erklärung des Motivs und die Kennzeichnung der abgelichteten Personen (v.l.n.r. Vorname, Nachname, Funktion). Das Foto muss außerdem groß genug sein (üblicherweise 13 x 18 cm, bei einer Auflösung von 300 dpi). Ganz wichtig: Das Foto sollte honorarfrei zu verwenden sein. Das heißt, Sie haben das Foto entweder selbst gemacht oder haben das Recht zur Weitergabe und Veröffentlichung beim Fotografen gekauft. 

• Weitere Informationen in der FN-Broschüre: Pressearbeit rund ums Turniere

Viele Vereine haben nicht nur mit dem Problem zu kämpfen, ehrenamtliche Helfer, Vereinsmitglieder und Zuschauer zu gewinnen, sondern stehen häufig auch vor der Frage, wie sie steigende Kosten abfangen können. Eine mögliche Lösung für dieses Problem bietet das Sponsoring, das sich bereits als eine wichtige Einnahmequelle vieler Vereine etabliert hat.

Auch wenn es einem guten Zweck dient: Sponsoring ist kein einseitiges Mäzenatentum, sondern ein Geschäft mit Leistung und Gegenleistung, das ein professionelles und systematisches Vorgehen auf beiden Seiten erfordert. Im Gegenzug zu den vom Sponsoringpartner bereitgestellten Geld-, Sach- oder Dienstleistungen muss ein Verein attraktive und nützliche Gegenleistungen anbieten können, um eine langfristige und profitable Partnerschaft zu etablieren.

Die Ausgangssituation
Um fundierte Entscheidungen treffen zu können, muss ein Verein zunächst seine Ausgangssituation ermitteln: Welche Sponsoringaktivitäten wurden bisher im Verein durchgeführt? Was hat der Verein für ein Image und was kann er einem Sponsor bieten? Für welche Zielgruppen ist er interessant? Umgekehrt stellt sich die Frage, was der Verein durch Sponsoring erreichen will. Neben Geld-und Sachleistungen gehören dazu Ziele wie die Erhöhung des Bekanntheitsgrades und die Verbesserung des Images, Mitgliederwerbung – und nicht zuletzt die Gewinnung weiterer Sponsoren.

Ein Konzept erstellen
Bevor potenzielle Sponsoren angesprochen werden, muss der Verein ein attraktives Konzept erstellen. Der Vorstand muss wissen, was der Verein bieten kann und was er dafür erwartet. Potenzielle Sponsoren findet man im Internet, in der örtlichen Presse, in Werbebroschüren und -anzeigen, Branchenverzeichnissen etc. Besonders wichtig sind persönliche Kontakte von Vereinsmitgliedern, z.B. Mitarbeiter und gute Kunden eines potenziellen Sponsors. Sponsor und Verein sollten auf mehreren Ebenen zueinander passen: Produkte oder Dienstleistungen des Sponsors haben im Idealfall einen Bezug zum Verein, beide sollten eine ähnliche Zielgruppe haben. Zudem ist oft der regionale Bezug von Bedeutung.

Die Ansprache des Sponsors
Der erste Kontakt zu einem potenziellen Sponsor sollte grundsätzlich in schriftlicher Form erfolgen. An das Anschreiben schließt sich ein persönliches Gespräch an, in dem das konkrete Sponsoring-Angebot unterbreitet wird. Auch aus einer Absage kann man durchaus etwas lernen. Das Angebot muss den Nutzen für den Sponsor darstellen. Neben der Projektbeschreibung sollte es die angestrebten Sponsorenleistungen und -gegenleistungen sowie die Ansprechpartner enthalten. Kommt es zu einem Abschluss, sind diese Bedingungen exakt in einem Vertrag zu fixieren.

Die Wünsche eines Sponsors
Ein Sponsor erhofft sich von seinem Engagement letztendlich Auswirkungen auf den Bekanntheitsgrad und die Absatzzahlen seines Produktes oder seiner Dienstleistung.

Die Werbemöglichkeiten 
Im Reitvereinen bilden Turniere und Veranstaltungen oft die wichtigsten Plattformen für Sponsoring. Oft lohnt es sich jedoch, über die klassischen Maßnahmen wie Werbung auf den Events oder dem Übernehmen von Prüfungen hinauszudenken, indem man zum Beispiel die eigenen Mitglieder als Zielgruppe für Werbemaßnahmen anbietet oder dem Kontakt zu potenziellen Geschäftskunden und Zielgruppen vermittelt. Denkbar ist beispielsweise, eine Mannschaft durch einen Sponsor ausrüsten zu lassen und diese tritt dann bei allen Mannschaftsprüfungen, aber auch bei Einzelwettkämpfen in der Umgebung mit dem Outfit und dem Logo des Sponsors auf. Grundsätzlich sollte nur das angeboten werden, was auch wirklich geleistet werden kann. Folgende Dinge können dabei in der Regel von Pferdesportvereinen abgedeckt werden:

• Bandenwerbung: Im Gelände, im Parcours bzw. am Dressurviereck
• Prüfungstitel: Übernahme eines Prüfungstitels und Kommunikation dieses Titels durch den Ansager und die Veranstaltungs-PR, z.B. „Höveler Trophy“
• Ehrenpreise: In der Siegerehrung wird die Übergabe des Ehrenpreises eingebunden, der durch einen Repräsentanten des Sponsors überreicht werden kann.
• Werbe-Hindernisse: Ein mit dem Sponsorenlogo versehenes Hindernis ist als Werbeträger im Springparcours hervorragend geeignet. Ein gesamter Hinderniskomplex (z.B. bei Vielseitigkeits- und Fahrprüfungen) kann mit dem Sponsorenlogo versehen oder nach dem Sponsor benannt werden.
• Flaggen-Werbung: Sponsorenflaggen auf dem Turniergelände sind überaus attraktive Werbemaßnahmen. Achtung: Oft müssen entsprechende Fahnenmasten bereitgestellt werden.
• Logo-Placement: Auf allen Drucksachen der Veranstaltung wie Plakate, Anzeigen, Programmheft, Briefpapier des Vereins, Informationsflyer, Start- und Ergebnislisten, Zeiteinteilung, Pressemitteilungen, Eintrittskarten usw. können die Sponsoren-Logos platziert werden.
• Product-Placement:Gute Darstellungsmöglichkeiten für die Produkte der Sponsoren finden sich auf dem gesamten Veranstaltungsgelände. Fahrzeuge können z.B. direkt im und am Parcours ausgestellt werden. Weiterhin kann ein entsprechender Infobereich, in dem sich die Sponsoren mit ihren Produkten (Futtermittel, Reitbekleidung usw.) vorstellen, eingerichtet werden.
• Service-Sponsoring: Diese Werbeform beinhaltet das direkte Zur-Verfügung-Stellen von Dienstleistungen und Produkten zur Unterstützung der Veranstaltung. Der Einsatz der jeweiligen Produkte mit dem Sponsoren-Logo in Szene gesetzt, ist immer ein Hingucker und zugleich eine Produktpräsentation. Typische Beispiele sind hier z.B. die Bodenbearbeitungsgeräte wie Hallenplaner für den Prüfungsplatz oder auch das Auto für den Shuttle-Service.
• Promotion-Aktionen: Im Veranstaltungsbereich besteht die Möglichkeit, verschiedene Promotion-Aktionen durchzuführen. So können z.B. „Give-Aways“ verteilt oder Zuschauer durch die Initiierung eines Gewinnspiels direkt angesprochen werden.
• Hospitality: Gespräche mit Geschäftspartnern oder potenziellen Kunden können in angenehmer Atmosphäre geführt werden.
• Internetpräsenz: Auf der Homepage des Vereins oder der Facebook-Fanpage können alle Sponsoren mit ihrem Logo und einem Link zu ihrer eigenen Homepage ganzjährig vorgestellt werden. So besteht auch nach einem Event noch eine Präsenz des Sponsors. Achtung: Bei andauernder Partnerschaft sollten unbedingt Kooperationsverträge geschlossen werden.
• Produkttests: Der Sponsor könnte beispielsweise neue Produkte von Vereinsmitgliedern testen und bewerten lassen. Danach könnten die Erfahrungsberichte beispielsweise auf der Vereinshomepage, in Zeitungen oder auf der eigenen Homepage veröffentlicht werden.

Das Ende einer Sponsoringmaßnahme
Nach dem Ende einer durch Sponsoren geförderten Veranstaltung ist es für beide Seiten sinnvoll, das Projekt zu bewerten. Dabei sollte die Frage im Vordergrund stehen, welche Maßnahmen erfolgreich waren und welche tendenziell eher schlecht angenommen wurden. Das fördert das Vertrauen des Sponsors und kann sich somit positiv auf mögliche künftige Partnerschaften auswirken.

Drohkulisse Pferdesteuer, Reitverbote oder mangelndes Verständnis für Pferdehaltung: Nicht jeder weiß, dass Pferde Deutschland gut tun. Das spüren Pferdeleute vor allem vor Ort. Deshalb ist gerade dort auch die Öffentlichkeitsarbeit und Interessenvertretung für den Pferdesport nötig. Ob großer oder kleiner Einsatz – Ideen für die lokale Lobbyarbeit gibt der FN-Film „Pferde tun Deutschland gut! Engagierte Pferdeleute sorgen für Verständigung.“ Der animierte Erklärfilm bringt das komplexe Thema „Lobbyarbeit vor Ort“ auf den Punkt und zeigt, was jeder einzelne nach seinen Möglichkeiten tun kann.

Seit Mai 2018 wurde das bisherige Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ersetzt und ist das in der gesamten Europäischen Union unmittelbar geltende Datenschutzrecht. Die DSGVO löst das bisherige Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ab. Im BDSG finden sich jetzt nur noch spezielle deutsche Regelungen zum Datenschutz. Die Grundsätze des "Verbots mit Erlaubnisvorbehalt", der "Datenvermeidung und Datensparsamkeit", der "Zweckbindung" und der "Transparenz" prägen aber auch weiterhin das Datenschutzrecht.

Wieso betrifft meinen Verein Datenschutz überhaupt?
Das Datenschutzrecht ist immer dann anwendbar, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Personenbezogen sind Daten, die eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person betreffen. Personenbezogen sind daher Daten, durch die eine Person direkt (etwa über den Namen) bestimmt werden kann, aber auch solche Daten, die eine Kennnummer (z.B. Mitgliedsnummer) enthalten, aufgrund derer Sie oder ein anderer die betroffene Person identifizieren können (pseudonyme Daten). Nicht anwendbar ist das Datenschutzrecht auf anonyme Daten, bei denen eine Identifizierung des Betroffenen für niemanden mehr möglich ist.

Liegen personenbezogene Daten vor, unterliegt jede Verarbeitung (Erhebung, Speicherung, Bearbeitung, Übermittlung, etc.) dem Datenschutzrecht. In diesem Fall darf eine Verarbeitung nur vorgenommen werden, wenn es dafür eine rechtliche Grundlage gibt.

Im Verein werden insbesondere Daten der Mitglieder, der Hauptamtlichen und Ehrenamtlichen personenbezogen verarbeitet. In Betracht kommen aber auch Kontaktdaten von Nicht-Mitgliedern wie Funktionsträgern (Richter, Parcourschef usw.) oder Dienstleistern. Überdies liegt eine Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Durchführung von Lehrgängen, Seminaren, Ausflügen oder Turnieren vor.

Sind die Anforderungen der DSGVO ganz andere als im vorherigen Datenschutzrecht?
Nein, viele grundsätzliche Dinge bleiben beim Alten, man muss sich aber an viele neue Begriffe gewöhnen (z.B. Auftragsverarbeitung statt bisher Auftragsdatenverarbeitung). Wer sich bisher schon mit dem Datenschutzrecht befasst hat, findet sich in der DSGVO schnell zurecht. Es gibt allerdings auch neue Anforderungen, die Anpassungen erforderlich machen.

Wer ist für die Umsetzung im Verein verantwortlich?
Im Verein ist der Vorstand für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen verantwortlich. Soweit ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist, überwacht dieser zwar die Einhaltung des Datenschutzrechts, ist jedoch selbst nicht für die Umsetzung der sich daraus ergebenden Anforderungen zuständig.

Was muss ich als Vereinsverantwortlicher veranlassen?
Wenn Sie im Bereich des Datenschutzes bisher gut aufgestellt waren, ist der Aufwand überschaubar. Geringfügige Anpassungen sind im Bereich der Betroffenenrechte und hier insbesondere der Informationspflichten erforderlich. Das Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten ist anzupassen und die Verträge über die Auftragsverarbeitung sind zu prüfen. Schließlich sollten Sie sich mit den Dokumentations- und Nachweispflichten der DSGVO vertraut machen, um im Falle des Falles den Nachweis über eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung führen zu können.

Sollten die datenschutzrechtlichen Vorgaben bei Ihnen im Verein bisher eher weniger Aufmerksamkeit gefunden haben oder nicht vollständig umgesetzt worden sein, ist der nun erforderliche Aufwand entsprechend höher.

In jedem Fall empfiehlt es sich, zunächst mit den außenwirksamen Handlungsfeldern zu beginnen:

• datenschutzrechtliche Informationspflichten auf der Vereinswebsite anpassen (Datenschutzerklärung)
• Überarbeitung von datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen (soweit vorhanden)
• Datenschutzbeauftragten bestellen, soweit dies erforderlich ist, und auf der Vereinswebsite und gegenüber der zuständigen Landesdatenschutzbehörde bekannt geben (siehe "Muss mein Verein einen Datenschutzbeauftragten bestellen?“)

Danach sollten die übrigen Maßnahmen umgesetzt werden:

• Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten überarbeiten oder anlegen
• Informationspflichten gegenüber Mitgliedern, Ehrenamtlichen und Mitarbeitern erfüllen
• Verträge über die Auftragsverarbeitung abschließen oder erneuern
• Regelungen zum Umgang mit Datenschutzverstößen aufstellen
• Ggf. sind in Ihrem Verein noch weitere Maßnahmen zu treffen. 

Muss mein Verein einen Datenschutzbeauftragten bestellen?
Hinsichtlich der Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten für den Verein zu bestellen, ändert sich für Vereine wenig. Wie schon nach alter Rechtslage muss ein Verein auch nach dem neuen BDSG einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn er in der Regel mindestens zehn Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt. Die zu berücksichtigenden Personen müssen nicht beim Verein angestellt sein, da auch eine ehrenamtliche Tätigkeit (z.B. Trainer, Jugendwart, Kassenwart) ausreichend ist. Der Vereinsvorstand wird allerdings nicht mitgerechnet. Ständig ist die Tätigkeit, wenn sie für die Erledigung der Aufgabe normalerweise erforderlich ist und auch erfolgt. Gelegentliche Aushilfstätigkeiten finden demnach keine Berücksichtigung.

Ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, muss dieser über entsprechende Fachkenntnisse im Datenschutzrecht verfügen. Mit zunehmender Größe der Vereinsorganisation wachsen daher auch die Anforderungen an die fachliche Qualifikation des Datenschutzbeauftragten.

Die Bestellung ist der jeweils zuständigen Landesdatenschutzbehörde mitzuteilen.

Was ist ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und benötigt mein Verein so etwas?
Dieses Verzeichnis dient der Transparenz über die Verarbeitung personenbezogener Daten und der rechtlichen Absicherung des Vereins. Darin werden die Verarbeitungsvorgänge erfasst, bei denen personenbezogene Daten betroffen sind. Dies sind normale Verwaltungsprozesse, wie etwa die Mitgliederverwaltung oder Buchhaltung, aber auch reitsportspezifische Prozesse wie die Erstellung von vereinsinternen Rankings (Turnierergebnisse der Mitglieder, Ergebnisse von Abzeichenprüfungen o.ä.) oder die Bestätigung der Vereinszugehörigkeit für die Deutsche Reiterliche Vereinigung (FN). Für jeden Verarbeitungsprozess werden dessen Zweck und die verarbeiteten personenbezogenen Daten beschrieben, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt, ggf. an wen die Daten übermittelt werden und welche Maßnahmen für den Schutz der Daten ergriffen wurden.

Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten über alle Verarbeitungsprozesse ist erst ab 250 Mitarbeitern zu führen. Daher beschränkt sich bei kleineren Vereinen die Verpflichtung auf solche Verarbeitungsprozesse, die nicht nur gelegentlich ausgeführt werden (v.a. die Mitgliederverwaltung) und bei denen besondere Kategorien von Daten (z.B. Gesundheitsdaten wie Größe, Gewicht, Gesundheitszustand, Krankheiten) verarbeitet werden.

Welche Informationspflichten treffen meinen Verein?
Um die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Betroffenen (z.B. Mitglieder, Beschäftigte, Ehrenamtliche, Kunden, externe Lehrgangs- und Turnierteilnehmer) möglichst transparent zu gestalten, sehen Art. 13 und 14 DSGVO umfassende Informationspflichten vor. Dies ist insbesondere im Hinblick auf die Vereinswebsite und die Mitgliederverwaltung – insbesondere bei der Ansprache neuer Mitglieder – relevant.

Muss ich bei Kindern und Jugendlichen Besonderheiten beachten?
Ja, denn die DSGVO schützt Kinder und Jugendliche besonders, indem eine wirksame datenschutzrechtliche Einwilligung (z.B. zur werblichen Ansprache) erst nach Vollendung des 16. Lebensjahres möglich ist und bis dahin die gesetzlichen Vertreter wirksam einwilligen müssen.

Dies gilt allerdings nur für die Verarbeitung von Daten, die aufgrund einer Einwilligung erfolgt. Soweit die Daten aufgrund der Vereinsmitgliedschaft (etwa für die Mitgliederverwaltung, Buchhaltung, die Weitergabe von Daten an die Deutsche Reiterliche Vereinigung (FN)) verarbeitet werden, ist eine Einwilligung nicht erforderlich.

Muss sich mein Verein auch um Datensicherheit kümmern?
Wer personenbezogene Daten verarbeitet, ist gesetzlich dazu verpflichtet für einen angemessenen technischen und organisatorischen Schutz dieser Daten zu sorgen. Dazu gehören mindestens der Schutz vor unbefugten Zugriffen, ein aktueller Virenschutz und regelmäßige Datensicherung sowie regelmäßige Sicherheitsupdates für Betriebssystem und Anwendungssoftware. Je nach Vereinsgröße und Komplexität der eingesetzten Informationstechnologie können wegen des größeren Risikos weitere Maßnahmen erforderlich werden. Der Verein trägt auch die Verantwortung, dass Auftragsverarbeiter in ihren Systemen für angemessenen Schutz sorgen. Seriöse Anbieter legen daher spätestens auf Anfrage eine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen vor und haben auch vor einer persönlichen Prüfung keine Angst.

Wo findet man weitere Informationen?
Die Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD) stellt kostenfrei online eine Reihe von sehr nützlichen Praxishilfen zur Verfügung, die die erforderlichen Schritte anhand von Beispielen und in allgemeinverständlicher Sprache erklären und Mustertexte enthalten – hier zu finden.

Zudem gibt es von einigen Aufsichtsbehörden Hinweisblätter speziell zum Datenschutz im Verein:

• Baden-Württemberg: "Datenschutz im Verein nach der Datenschutzgrundverordnung“
• Bayern: "Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) an kleine Unternehmen, Vereine, etc.“
• Niedersachsen: "Datenschutz im Verein nach der DSGVO“ mit einer Checkliste und Infoblättern

[Quelle: dfb.net]