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Helfer finden und motivieren

Hilfe, Helfer gesucht! Bei einer Veranstalterumfrage der FN Ende 2012 nannten 54 Prozent der befragten Vereine das Fehlen ehrenamtlicher Helfer als einen der Gründe, kein Turnier mehr auszurichten. Wie es mit der Helfersuche und -motivation klappt, zeigen folgende Tipps und Beispiele.

Um ein Turnier auszurichten, bedarf es vieler Helfer. Je nach Größe der Veranstaltung sind rund 40, 70, ja sogar 100 Personen im Einsatz: Vereinsmitglieder, Einsteller, Reitschüler und oft auch deren nicht-reitende Freunde, Bekannte oder Eltern. Helfer fürs Turnier zu finden ist umso leichter, je aktiver das Vereinsleben ist. Guter Zusammenhalt, intensive Jugendarbeit, ein florierender Schulbetrieb und gute Reitbedingungen während des ganzen Jahres sind die beste Voraussetzung dafür, dass alle mit anpacken, wenn es darum geht, ein Turnier auf die Beine zu stellen.

Helfer ansprechen
Potenzielle Helfer stehen nicht automatisch für den Einsatz beim Turnier zur Verfügung. Sie müssen informiert und angesprochen werden. Dies kann über einen Aushang am Schwarzen Brett, einen Hinweis auf der Homepage, einen Info-Flyer oder – etwas persönlicher – durch ein Brief oder eine E-Mail geschehen. Mittlerweile haben auch die modernen Medien in fast allen Vereinen Einzug gehalten. Über Facebook, Whatsapp und Co. lassen sich Helfer nicht nur rekrutieren, das Web 2.0 erleichtert in der Folgezeit auch die Absprache untereinander.

Auch die Überprüfung der Zeitmessanlage liegt beim Reit- und Fahrverein Springe in Helferhand - Foto: Hans-Jürgen Rick
Fleißige Helferin beim Reit- und Fahrverein Springe - Foto: Hans-Jürgen Rick
Einsatz - schon vor Beginn des Turniers - zeigen die Helfer beim Reit- und Fahrverein Springe - Foto: Hans-Jürgen Rick

Beispiel RFV Wilhelmsburg-Kirchdorf: „Wir haben auf Facebook eine geschlossene Gruppe für das Stallgeschehen eingerichtet. Das wird von unseren Reitern gerne genutzt. So lässt sich auch vom anderen Ende der Stadt mal schnell anfragen, ob jemand das Pferd mit rausstellen kann oder wann das nächste Mal der Tierarzt vor Ort ist. Über Facebook erreichen wir bereits 90 Prozent der Vereinsmitglieder. Die Facebookgegner informieren wir über unsere Homepage, den Rest über einen Aushang.“

Aufgaben definieren
Nach wie vor den größten Erfolg bei der Helfersuche verspricht der persönliche Kontakt. In einem Gespräch lassen sich auch schon viele Fragen beantworten: Was kann ich tun, wann bin ich dran, wie lange dauert mein Einsatz? Denn bei aller Begeisterung für den Sport kann und will es sich nicht jeder leisten, einen ganzen Tag, ein ganzes Wochenende oder noch länger für ein Turnier zur Verfügung zu stehen. Es zeigt sich immer wieder, dass ehrenamtliche Helfer für ein kurzes, abgeschlossenes Projekt eher zu motivieren sind. Diese Erkenntnis berücksichtigt man, in dem klare, abgegrenzte Aufgaben definiert werden und sich aus dem Helfereinsatz auf dem Turnier keine weiteren Verpflichtungen ergeben.

Hilfestellung geben 
Die genaue Definition der Aufgaben hat aber noch andere Vorteile. So wissen zwar die erfahrenen Vereinsmitglieder und Turnierreiter in der Regel, was bei einer Veranstaltung auf sie zukommt. Nicht so jedoch Reitanfänger oder nichtreitende Familienmitglieder, die deshalb oft Scheu haben sich einzubringen. Hier hilft ein Informationstreffen im Vorfeld, bei dem genau erklärt wird, welche Einsätze mit welchen „Qualifikationen“ möglich sind. Einsatz und Abläufe lassen sich aber auch bei kleineren Veranstaltungen – Reitertag oder internes Turnier – in der Praxis üben und bis zum „großen“ Turnier verbessern.

Helfer einbeziehen 
Wer Helfer möchte, die nicht nur einen „Job“ abarbeiten, sondern sich aktiv einbringen, muss diese in die Planung einbeziehen – und das möglichst frühzeitig. Dazu gehört zum Beispiel, dass alle Interessierten zur ersten Turnierbesprechung eingeladen werden. Je größer das Vorbereitungsteam ist, desto geringer ist die Arbeitsbelastung und der Stress für die Organisatoren. Aufgaben können besser erledigt werden, weil mehr Zeit dafür bleibt. Damit das jedoch funktioniert, muss sich das Organisationsteam aber regelmäßig austauschen, damit alle auf dem neuesten Stand sind und sich gegebenenfalls unter die Arme greifen können, wenn es mal irgendwo klemmt. Außerdem müssen Vorstand oder Turnierleitung offen für Neues und bereit sein, Verantwortung abzugeben und auch Kritik zuzulassen.

Im Übrigen empfiehlt es sich auch, die Jugend aktiv in Turniervorbereitungen einzubinden. Es ist der erste Schritt dafür zu sorgen, dass dem Verein der ehrenamtliche Nachwuchs nicht ausgeht.

Beispiel RV Heiligenfelde und Umgegend: „Wir haben die Verantwortung für den Springplatz an Jugendliche und junge erwachsene Springreiter übertragen. Es war für uns als Leitung zwar manchmal schwer auszuhalten, dass bestimmte Dinge nach deren Zeitverständnis erledigt wurden, aber es hatte einen sehr positiven Effekt. Die Jugendlichen waren stolz, dass sie es geschafft haben und fühlten sich so gleich mehr verantwortlich für das gesamte Turniergeschehen, da sie einen entscheidenden Teil dazu beigetragen haben“, heißt es in der Bewerbung. Der Erfolg erwies sich außerdem als nachhaltig. Die Jugendlichen gehen seither sorgsamer mit dem Hindernismaterial um, da sie in einem gewissen Maße dafür verantwortlich sind, dass der Verein auch im kommenden Jahr noch Hindernisse in den Parcours stellen kann.“

Helfer motivieren
Schon im Vorfeld lassen sich die Helfer zu einem Team zusammenschweißen, wenn die Arbeitseinsätze mit einem Grillabend oder Feierabendbier verbunden werden. Während des Turniers sind Namensschildchen oder Buttons sichtbare Zeichen der Zugehörigkeit, identifizieren die Helfer als Ansprechpartner für die Reiter und Besucher und lassen sich gleichzeitig als „Empfangsberechtigung“ für die Helferverpflegung nutzen. Dass die se kostenlos sein sollte, versteht sich eigentlich von selbst. Es soll allerdings immer noch Turnierleitungen geben, deren größte Sorge es ist, dass ein Helfer ein Bratwürstchen zu viel verspeist. Bei einer solchen Grundeinstellung verwundert es kaum, wenn da keiner mehr mitmachen will.

Wer viel – und vor allem freiwillig und unentgeltlich – arbeitet, hat Anerkennung und Wertschätzung verdient. Ein Dankeschön kann die gute Verpflegung sein – zum Beispiel auch in einem eigens dafür eingerichteten Raum als Treffpunkt - , aber auch immaterieller Art: die Fotogalerie auf der Homepage, die nicht nur Fotos der Sieger und Platzierten, sondern auch der Helfer im Einsatz zeigt, der öffentlich verliehene Ehrenamtspreis, ein Polo-Shirt, das die Zugehörigkeit zum Helferteam und Verein symbolisiert, oder eine Einladung zu einem gemeinsamen Ausflug oder einer anderen Vereinsaktivität. Ein guter Brauch ist auch das fast obligatorische Helferfest, bei dem man das Turnier noch einmal Revue passieren lässt und mit Stolz die gemeinsam erbrachte Leistung feiert.

Beispiel RV Heiligenfelde und Umgegend: „Wir merken, dass bei aller Individualität, die in der heutigen Gesellschaft vorzufinden ist, die Sehnsucht nach erlebter Gemeinschaft groß ist. Gerade auch im Reitsport, da hier oft jeder alleine trainiert wird und der Teamgedanke oft zu kurz kommt. Dieser Sehnsucht kommen wir nach, indem wir auch in anderen Bereichen des Vereinslebens den Fokus auf die Gemeinschaft legen. Es nützt nichts, die Mitglieder durch Geldstrafen oder Ähnliches zum Arbeiten zu verpflichten. Die Motivation und Identifizierung mit dem Verein ist ungleich höher, wenn mit dem Vereinsgeschehen positive Gefühle verbunden werden. Dies versuchen wir durch Anerkennung und Wertschätzung sowie das Erzeugen eines Gemeinschaftsgefühls zu erreichen.“

Ansprechpartner

Foto von Leonie Süß

Leonie Süß

Tel 02581/6362-142
Fax 02581/6362-593

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